取引先から「納期を教えてください」と連絡が来たとき、どのように返信すればよいか迷うことはありませんか。言い方を間違えると、ぶっきらぼうに見えたり、責任感がない印象を与えてしまうこともあります。
この記事では、納期を回答する時のメール例文を状況別にまとめました。確定している場合、確認中の場合、遅れる場合など、実際の仕事でよくある場面をもとに紹介します。失礼にならない書き方や返信のコツも解説するので、ビジネスメールに自信がない人でもすぐ使える内容になっています。
納期を回答する時のメール例文!取引先に失礼にならない基本構成
納期を回答するメールは、ただ日付を書けばよいわけではありません。
取引先は「いつ納品されるのか」「予定通り進んでいるのか」を知りたいので、安心感を与える書き方が大切です。
まずは基本構成を理解しておきましょう。
納期回答メールの基本構成
納期回答メールは次の流れで書くと失礼になりにくくなります。
| 順番 | 内容 |
|---|---|
| ①挨拶 | いつもお世話になっております |
| ②問い合わせへのお礼 | ご連絡ありがとうございます |
| ③納期回答 | 納期をご案内いたします |
| ④補足情報 | 進捗や発送予定 |
| ⑤締め | 引き続きよろしくお願いいたします |
この流れで書くと、読み手にとって非常に分かりやすくなります。
納期を回答するメール例文（基本）
まずは最もシンプルな例文です。
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。ご連絡いただきました納期についてご案内いたします。本件につきましては
〇月〇日に納品予定となっております。進捗は順調に進んでおりますので、予定通りお届けできる見込みです。何かご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
この形が基本テンプレになります。
納期回答メールで失礼にならないポイント
納期メールでは、次の3つを意識すると印象が良くなります。
・問い合わせへのお礼を書く
・納期だけでなく状況も伝える
・断定できない場合は「予定」を使う
例えば次の違いを見てみましょう。
NG例
「納期は5月10日です。」
OK例
「5月10日頃の納品予定です。」
少し言葉を柔らかくするだけで、ビジネスメールらしい丁寧さになります。
納期を回答する時のメール例文テンプレ集
納期回答メールは、状況によって書き方が変わります。
特に多いのは次の3つです。
・納期が確定している
・納期を確認中
・納期を調整している
それぞれの例文を紹介します。
納期が確定している場合のメール例文
納期が確定している場合は、はっきり伝えることが大切です。
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。お問い合わせいただきました納期についてご案内いたします。本件の納期は
〇月〇日を予定しております。現在、予定通り作業を進めております。
納品まで今しばらくお待ちいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
ポイントは「予定」という言葉を使うことです。
万が一の変更リスクに備えられます。
納期を確認中の場合の返信例文
納期がまだ確定していない場合もあります。
その場合は、次のように返信します。
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。納期についてお問い合わせいただきありがとうございます。現在、社内で納期を確認しております。
確認が取れ次第、改めてご連絡いたします。恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
ここで重要なのは「無視しないこと」です。
確認中でも一度返信するのがビジネスマナーです。
納期を調整している場合のメール例文
スケジュール調整中の場合は、目安を伝えると親切です。
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。納期についてご連絡ありがとうございます。現在、社内でスケジュールを調整しております。
現時点では〇月〇日頃の納品を予定しております。正式な納期が確定しましたら、改めてご連絡いたします。
この書き方だと、相手も予定を立てやすくなります。
納期の回答メールで「確認して折り返します」を失礼なく書く例文
ビジネスメールでよく使う表現が「確認して折り返します」です。
ただし書き方を間違えると、少し冷たい印象になることがあります。
ここでは失礼にならない書き方を紹介します。
「確認して折り返します」の基本表現
丁寧な表現は次の通りです。
社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします。
これが最も一般的です。
丁寧な納期確認メール例文
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。納期についてお問い合わせいただきありがとうございます。現在、社内で確認を行っております。
確認が取れ次第、改めてご連絡いたします。恐れ入りますが、少々お時間をいただけますと幸いです。
ポイントは「お礼」と「配慮」です。
急ぎの場合の返信例文
急ぎ案件の場合は、時間を伝えると安心感があります。
現在確認中です。
本日中に改めてご連絡いたします。
この一文があるだけで、相手は安心します。
納期の回答メールで「前倒しできますか」と依頼された時の返信例文
取引先からよくある依頼が「納期を早められますか？」です。
この場合は次の3つのパターンがあります。
・対応できる
・難しい
・調整中
それぞれの例文を紹介します。
納期前倒しが可能な場合
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。納期前倒しのご相談ありがとうございます。社内で確認したところ
〇月〇日の納品が可能です。ご希望に沿える形で進めさせていただきます。
納期前倒しが難しい場合
誠に恐れ入りますが
現在のスケジュールの都合上
納期の前倒しが難しい状況です。
ここで重要なのは「理由」です。
代替案を提示する返信例
断るだけでは印象が悪くなります。
一部先行納品でしたら
〇月〇日に対応可能です。
代替案を出すと信頼関係が保たれます。
納期の回答メールで「遅れます」を失礼なく伝える例文
仕事ではどうしても納期が遅れることがあります。
そのときは、できるだけ早く連絡することが重要です。
納期遅れのメールは次の構成で書きます。
・お詫び
・理由
・新しい納期
・再発防止
納期遅延メール例文
株式会社〇〇
〇〇様 いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。大変申し訳ございません。
現在進行中の案件につきまして、作業工程の調整により納期が遅れる見込みとなりました。新しい納期は
〇月〇日を予定しております。ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
誠意が伝わる書き方が大切です。
納期を回答するメールの件名の例文
最後に意外と迷うのがメール件名です。
件名が分かりにくいと、相手がメールを見落とす可能性があります。
納期回答メールの件名例
| 件名 | 用途 |
|---|---|
| 納期のご連絡 | 一般的 |
| 納品予定日のご案内 | 丁寧 |
| 納期についてのご回答 | 問い合わせ返信 |
件名のNG例
NG例
・Re:ありがとうございます
・確認しました
内容が分からない件名は避けましょう。
まとめ｜納期を回答するメールは丁寧さと安心感が重要
納期回答メールはシンプルですが、書き方で印象が大きく変わります。
ポイントを整理します。
納期回答メールのポイント
・問い合わせへのお礼を書く
・納期だけでなく進捗も伝える
・確定していない場合は予定と書く
・遅れる場合は早めに連絡する
ビジネスでは、納期の連絡が信頼関係に直結します。
丁寧で分かりやすいメールを書くことで、取引先との関係もスムーズになります。
今回紹介した例文をテンプレとして使えば、迷わず返信できるはずです。
