電話を受けたあと、「この内容をメールで伝えておいて」と言われて困った経験はありませんか。
言葉なら簡単でも、メールにすると敬語や書き方に迷うものです。
特にビジネスでは、伝言メールの書き方を間違えると「雑な対応」と受け取られることもあります。
逆に、内容を整理して伝えるだけで「仕事が丁寧な人」という印象になることも多いでしょう。
伝言を伝えるメール例文
伝言メールで迷うのは「どこまで書くべきか」ですよね。
結論から言うと、次の3つを入れると読み手は迷いません。
| 必須情報 | 内容 |
|---|---|
| 誰からの伝言か | 相手の会社名・名前 |
| 何の用件か | 要点だけ |
| 対応が必要か | 折り返しなど |
この順番で書くと、メールを見た瞬間に内容が理解できます。
社内向け伝言メール例文
電話を受けて、担当者に内容を伝えるケースはよくあります。
ただ「電話ありました」だけでは、相手が状況を理解できません。
そのまま使える例文はこちらです。
上司に伝言を伝えるメール例文
上司に伝言を送る場合、要件を整理して書かないと仕事の判断ができません。
特に「対応が必要かどうか」をはっきり書くのが重要です。
上司へ電話伝言メール例文
電話を受けたあと、上司に共有するケースです。
「共有します」ではなく、何を求められているかを書くと判断が早くなります。
取引先に伝言を伝えるメール例文
社外メールは言葉選びを間違えると失礼になります。
特に多いのが「伝えておきます」という表現です。
社外では「申し伝えます」「お伝えいたします」を使います。
取引先への伝言メール例文
担当者が不在で、代わりに連絡するケースです。
「担当に確認します」と書くと、相手は安心します。
返信が来る流れが見えるからです。
電話時の伝言の例文
電話伝言メールは、内容を正確に残すことが重要です。
曖昧な書き方だと、あとから確認が必要になります。
電話内容を伝えるメール例文
伝言メールでは、相手の会社名と名前を必ず書くようにしてください。
誰からの連絡かが一目で分かります。
伝言メールを書くときのポイント
文章に迷う人は、次の順番で書くとスムーズです。
この構成にすると、ほぼ失敗しません。
- 誰からの連絡か
- 何の要件か
- 折り返しが必要か
- 緊急度
この順番で書くと、読む側は瞬時に内容を理解できます。
例えばこの形です。
| 書き方 | 内容 |
|---|---|
| 誰から | 〇〇株式会社 山田様 |
| 要件 | 打ち合わせ日程の確認 |
| 対応 | 折り返し希望 |
メールは「報告書」ではありません。
相手が次に何をすればいいか分かる文章にするのがコツです。
伝言メールでよくある失礼な表現
知らないうちに失礼な表現を書いているケースもあります。
特に多い表現はこちらです。
| NG表現 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 伝えておきます | カジュアル | 申し伝えます |
| 聞いています | 曖昧 | 承っております |
| 了解しました | 社外NG | 承知しました |
社外メールでは、言葉選びだけで印象が変わります。
迷ったら「承知いたしました」を使うと無難です。
まとめ
伝言メールは難しい文章を書く必要はありません。
重要なのは「要点を整理して伝えること」です。
覚えておきたいポイントはこちらです。
- 誰からの連絡かを書く
- 要件を一文でまとめる
- 折り返しが必要か書く
- 社外メールは丁寧な表現を使う
特に重要なのは「相手が次に何をするか」を明確にすること。
この一行があるだけで、メールの分かりやすさが大きく変わります。
迷ったときは、この記事の例文をそのまま使ってみてください。
シンプルな構成ですが、ビジネスメールとして失礼のない形になっています。
