退去日が決まったのに、「解約通知書って何を書けばいいの？」で手が止まる。管理会社に電話したら「書面で送ってください」と言われ、急いで検索しているうちに、提出期限が近づいて焦る。こういう場面、かなり現実的にあります。
ロロメディア編集部でも、事務所移転や月極駐車場の解約時に、契約書を開いて「1か月前通知」と書いてあるのを見つけ、慌てて文面を作ったことがあります。解約通知は、文章がきれいかどうかより、誰が、どの契約を、いつ解約するのかが相手に正確に伝わることが大事です。
解約通知書とは契約を終了したい意思を相手に伝える書面
解約通知書とは、賃貸借契約やサービス契約などを終了したいときに、相手へ正式に意思表示するための書面です。
口頭で「来月やめます」と伝えただけでは、あとから「聞いていない」「日付が違う」と言われる可能性があります。解約通知書を出しておけば、いつ、どの契約を、どの条件で解約したいと伝えたのかを残せます。
特に賃貸住宅では、国土交通省の賃貸住宅標準契約書でも、借主からの解約について「少なくとも30日前に解約の申入れを行う」といった形が示されています。実際の期限は契約書ごとに違うため、自分の契約書を優先して確認する必要があります。
解約通知書が必要になる場面
引っ越し前、駐車場の乗り換え、店舗や事務所の移転、サブスクではない継続契約の終了など、解約通知書を使う場面はかなり幅広いです。
たとえば賃貸マンションを退去するとき、管理会社から指定書式を渡されることがあります。一方で、月極駐車場や小規模な契約では「書面で出してください」とだけ言われ、フォーマットがないこともあります。
このときに大事なのは、難しい法律文を書くことではありません。契約者名、契約対象、解約希望日、連絡先、返金先など、相手が処理に必要な情報を一通で判断できるように書くことです。
解約通知書と解約届の違い
「解約通知書」と「解約届」は、実務上ほぼ同じ意味で使われることがあります。
ただ、少しニュアンスを分けるなら、解約通知書は相手に解約の意思を通知する書面、解約届は管理会社や企業が用意した提出用の書式という感覚です。賃貸では「解約通知書」、駐車場では「解約届」、サービス契約では「契約解除通知書」と呼ばれることもあります。
解約通知書を書く前に契約書で確認するポイント
解約通知書を作る前に、まず契約書を開いてください。
急いでいると、テンプレートに名前と日付だけ入れて送ってしまいがちです。でも、契約書の解約予告期間を見ずに送ると、希望日どおりに解約できないことがあります。月末退去したかったのに、通知が遅れて翌月分まで請求される。これはかなり痛いです。
確認する場所は、契約書の「解約」「中途解約」「契約解除」「退去」「予告期間」などの項目です。
解約予告期間を必ず確認する
解約予告期間とは、解約したい日の何日前までに相手へ通知しなければならないかを定めた期間です。
賃貸住宅では1か月前、事務所や店舗では3か月前から6か月前、駐車場では1か月前という契約がよく見られます。ただし、これはあくまで契約ごとの話です。契約書に「2か月前」と書いてあれば、その契約では2か月前が基準になります。
確認するときは、次の項目を契約書から拾ってください。
- 解約予告は何日前か
- 通知方法は書面かメールか
- 解約日は月末固定か任意日か
- 日割り精算があるか
- 敷金や保証金の返還条件はどうなっているか
通知日と解約希望日を混同しない
解約通知で一番多いミスが、通知日と解約希望日の混同です。
通知日は、解約通知書を作成または提出する日です。解約希望日は、契約を終了したい日です。この2つが同じ日になるとは限りません。
たとえば5月17日に通知して、6月30日に退去したい場合、通知日は5月17日、解約希望日は6月30日です。ここを間違えて5月17日を解約日として書いてしまうと、相手側の処理が混乱します。
賃貸住宅の解約通知書テンプレート
引っ越し準備の最中は、電気・ガス・水道、ネット回線、火災保険、住民票の手続きが重なります。その状態で管理会社から「解約通知書を出してください」と言われると、書類作成が一気に面倒に感じますよね。
だから、賃貸の解約通知書は余計な文章を増やさず、管理会社が処理しやすい情報をまとめるのが正解です。
賃貸住宅向けの基本フォーマット
以下は、マンションやアパートを退去するときに使いやすい文例です。管理会社指定の書式がある場合は、そちらを優先してください。
解約通知書
令和〇年〇月〇日
貸主
〇〇〇〇 様
私は、下記賃貸借契約について、契約書の定めに基づき解約を通知いたします。
記
物件名：〇〇マンション
所在地：〇〇県〇〇市〇〇
部屋番号：〇〇号室
契約者名：〇〇〇〇
解約希望日：令和〇年〇月〇日
退去予定日：令和〇年〇月〇日
明け渡し予定日：令和〇年〇月〇日
転居先住所：〇〇県〇〇市〇〇
敷金等返金先：〇〇銀行〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇 〇〇〇〇
以上
このテンプレートでは、解約希望日、退去予定日、明け渡し予定日を分けています。実務ではこの3つがズレることがあるからです。たとえば荷物は6月25日に出すけれど、立ち会いは6月30日になる場合があります。
賃貸で書き忘れると困る項目
賃貸では、退去後の連絡先と返金先を書き忘れると、敷金精算や原状回復費用の確認が遅れます。
原状回復とは、借主が通常使用を超えて傷めた部分などを契約に基づいて戻すことです。国土交通省も原状回復に関するガイドラインを出しており、退去時のトラブルになりやすい部分です。
月極駐車場の解約通知書テンプレート
月極駐車場の解約は、賃貸住宅よりシンプルです。
ただし、油断すると月末締めや1か月前通知の扱いでズレます。車を売却する日や新しい駐車場の契約日だけを見ていると、古い駐車場の料金が1か月余分に発生することがあります。
駐車場の解約通知では、駐車場名、区画番号、契約者名、解約希望日を必ず書きます。鍵やリモコン、駐車証がある場合は返却方法も確認しましょう。
駐車場向けの基本フォーマット
駐車場解約通知書
令和〇年〇月〇日
貸主または管理会社
〇〇〇〇 様
契約者
住所：〇〇県〇〇市〇〇
氏名：〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
私は、下記月極駐車場契約について、契約書の定めに基づき解約を通知いたします。
記
駐車場名：〇〇駐車場
所在地：〇〇県〇〇市〇〇
区画番号：〇番
車両番号：〇〇〇〇
解約希望日：令和〇年〇月〇日
返却物：駐車証、リモコン、鍵
解約日までに必要な手続きがありましたら、上記連絡先までご連絡ください。
以上
駐車場は、部屋番号ではなく区画番号が重要です。複数台契約している人は、どの区画を解約するのかを書かないと管理側が処理できません。
車両番号を書いたほうがよいケース
駐車場では、区画番号だけでなく車両番号も書いておくと親切です。
特に法人契約や複数台契約では、車両番号がないとどの車の契約か分かりにくくなります。営業車を入れ替えている会社では、契約者名だけでは判断できないこともあります。
事務所・店舗の解約通知書テンプレート
事務所や店舗の解約は、住宅より慎重に進めたほうがいいです。
理由は、解約予告期間が長く、原状回復や保証金返還の金額も大きくなりやすいからです。移転準備、内装撤去、看板撤去、回線解約、登記変更などが重なるため、通知が遅れると事業側のスケジュールに影響します。
事務所・店舗向けの基本フォーマット
事務所や店舗では、物件情報に加えて、明け渡し予定日、原状回復工事、保証金返還先を入れます。
解約通知書
令和〇年〇月〇日
貸主
〇〇〇〇 様
借主
所在地：〇〇県〇〇市〇〇
会社名：〇〇株式会社
代表者名：代表取締役 〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
当社は、下記賃貸借契約について、契約書の定めに基づき解約を通知いたします。
記
物件名：〇〇ビル
所在地：〇〇県〇〇市〇〇
階数・区画：〇階〇号室
契約者名：〇〇株式会社
解約希望日：令和〇年〇月〇日
明け渡し予定日：令和〇年〇月〇日
原状回復工事予定：別途協議のうえ実施
保証金等返還先：〇〇銀行〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇 〇〇株式会社
なお、明け渡しおよび原状回復に関する詳細につきましては、別途ご相談させていただけますと幸いです。
以上
事務所や店舗では、解約通知書だけで退去条件が全部決まるわけではありません。原状回復工事の範囲、工事業者の指定、明け渡し立ち会いなどは、別途調整になることが多いです。
法人印を押すべきか確認する
法人契約の場合、代表者印や社判が必要かどうかを確認してください。
管理会社によっては、メール添付のPDFでよい場合もあります。一方で、原本郵送や押印が必要な契約もあります。ここを確認せずにメールだけ送ると、正式な解約通知として扱われない可能性があります。
業務委託・サービス契約の解約通知書テンプレート
ここが曖昧だと、どの契約を終了するのか、どこまで作業するのか、請求はいつまで発生するのかで揉めます。特にWeb制作、広告運用、顧問契約、保守契約では、月末締めや最低契約期間が絡むことがあります。
業務委託契約向けの基本フォーマット
以下は、法人間の業務委託契約を終了するときに使いやすい文例です。
契約解約通知書
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇〇〇 様
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇〇〇
当社は、貴社との間で締結した下記契約について、契約書の定めに基づき解約を通知いたします。
記
契約名：〇〇業務委託契約
契約締結日：令和〇年〇月〇日
契約当事者：〇〇株式会社、〇〇株式会社
解約希望日：令和〇年〇月〇日
最終業務日：令和〇年〇月〇日
最終請求対象期間：令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日まで
解約日までの業務内容、納品物、引き継ぎ事項につきましては、別途協議のうえ進行いたします。
以上
この文面では、契約終了日と最終業務日を分けています。広告運用や保守契約では、契約終了日と実際の最終作業日がズレることがあるためです。
サービス契約の解約では契約IDを書く
SaaS、保守、定期サービスなどを解約する場合は、契約IDや顧客番号を書いてください。
会社名だけでは、相手が契約を特定できないことがあります。特に複数サービスを契約している場合、「どのプランを解約するのか」が分からないと処理が止まります。
契約解除通知書テンプレート
ここでいう契約解除通知書は、単なる通常解約ではなく、相手の契約違反などを理由に契約を終了させたい場合に使う書面です。
通常の解約通知より慎重に扱う必要があります。なぜなら、解除理由や根拠条項が曖昧だと、相手とトラブルになる可能性があるからです。金額が大きい契約、損害が出ている契約、相手が争う可能性がある契約では、弁護士など専門家に相談したほうが安全です。
民法でも賃貸借の終了や解約申入れに関する規定がありますが、実際の契約解除は契約書の条項や個別事情によって判断が変わります。
契約違反がある場合の通知文例
相手の支払い遅延、業務不履行、契約違反などがある場合は、解除理由を具体的に書きます。
契約解除通知書
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇〇〇 様
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇〇〇
当社は、貴社との間で締結した下記契約について、契約書第〇条に基づき、本書面をもって契約解除を通知いたします。
記
契約名：〇〇契約
契約締結日：令和〇年〇月〇日
解除理由：契約書第〇条に定める〇〇義務の不履行
解除日：令和〇年〇月〇日
貴社に対しては、令和〇年〇月〇日付で是正を求めましたが、同期限までに改善が確認できませんでした。そのため、契約書の定めに基づき、本契約を解除いたします。
未精算金、返却物、納品物等の取扱いについては、別途協議のうえ速やかに精算をお願いいたします。
以上
この文例は、契約書の解除条項がある前提です。解除理由を強く書きすぎると紛争になりやすいため、実際に使う場合は契約書と事実関係を照らし合わせてください。
内容証明で送るべきケース
相手が解約を認めない可能性がある、未払いがある、通知した証拠を残したい。このような場合は、内容証明郵便を検討します。
内容証明とは、いつ、どのような内容の文書を誰から誰へ送ったかを郵便局が証明する制度です。日本郵便でも、内容証明は郵便物の内容を記録として残したい場合に利用できるサービスとして案内されています。
解約通知書をメールで送るときの文例
最近は、解約通知をメールで受け付ける管理会社やサービス会社も増えています。
ただし、契約書で「書面による通知」と書かれている場合、メールだけで足りるかは確認が必要です。メールで送ったつもりでも、相手側が正式受付として扱わなければ、解約日がズレることがあります。
メール本文のテンプレート
解約通知書をPDFで添付する場合は、メール本文にも要点を書きます。添付だけ送ると見落とされることがあるためです。
件名：解約通知書送付の件
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
下記契約について、解約通知書を添付にてお送りいたします。
契約名：〇〇契約
物件名または契約番号：〇〇
契約者名：〇〇〇〇
解約希望日：令和〇年〇月〇日
お手数ですが、受領の可否および今後の手続きについてご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
メールでは、本文と添付の内容を一致させることが大事です。本文には6月30日、添付には6月31日といったミスがあると、相手はどちらを正とすべきか迷います。
受領確認の返信を必ずもらう
メールで送った場合は、受領確認の返信をもらってください。
「送信済み」になっていても、相手が正式に受理したとは限りません。迷惑メールに入った、担当者が休みだった、添付が開けなかったなど、処理されない理由はいくらでもあります。
返信が来ない場合は、電話で確認し、確認した日時と担当者名をメモしておきましょう。解約通知は、送るだけでなく受け取られたことまで確認するのが実務です。
解約通知書を郵送するときの注意点
郵送で出す場合は、送付日と到着日を意識してください。
急いでいるときほど、普通郵便だけで済ませるのは危険です。
証拠を残すなら簡易書留や内容証明を使う
通常の退去通知なら、管理会社指定の方法に従えば十分なことが多いです。
ただし、相手との関係が悪い、通知日を争われる可能性がある、重要な契約解除である。このような場合は、簡易書留や内容証明を検討してください。
内容証明には字数や枚数のルールがあります。日本郵便では、内容証明の謄本作成に関する字数計算などの条件も案内しています。
郵送前にコピーを残す
郵送する前に、必ず控えを残してください。
紙で出すならコピーを取り、PDFでも保存します。封筒の宛名、送付日、郵便局の控えもまとめて保管しておくと安心です。
退去後に「通知書の内容を確認したい」となったとき、手元に控えがないと説明できません。解約通知は、一度出したら終わりではなく、精算が終わるまで保管しておきましょう。
解約通知書でよくある失敗と防ぎ方
解約通知書の失敗は、文章の美しさではなく情報の抜け漏れで起こります。
特に多いのは、解約希望日の書き間違い、物件名や区画番号の抜け、返金先の記載漏れ、契約書の予告期間の見落としです。どれも小さなミスに見えますが、実務では処理が止まります。
急いで作るほど、最後に声に出して確認するくらいがちょうどいいです。
日付のズレで余分な費用が発生する
一番避けたいのが、日付のズレです。
たとえば、契約書では1か月前通知なのに、6月末解約希望の通知を6月5日に出した場合、7月分まで発生する可能性があります。相手が親切に調整してくれることもありますが、契約上は厳しく見られても仕方ありません。
解約通知書には、通知日、解約希望日、退去日、明け渡し日を分けて書いてください。日付を分けるだけで、相手との認識違いがかなり減ります。
契約対象を書かずに送ってしまう
同じ管理会社で部屋と駐車場を契約している場合、片方だけ解約したいのか、両方解約したいのか分からないことがあります。法人契約では、複数サービスを契約しているケースもあります。
必ず、物件名、部屋番号、区画番号、契約番号、契約名など、相手が契約を特定できる情報を入れてください。
解約通知書を出した後にやること
解約通知書を送ったら、そこで終わりではありません。
賃貸なら退去立ち会い、鍵の返却、敷金精算があります。駐車場ならリモコンや駐車証の返却があります。業務委託なら最終納品、請求、アカウント権限の停止が必要です。
ここを放置すると、解約日は決まっているのに実務が残り、あとから連絡が増えます。
受理日と担当者を記録する
電話やメールで受理確認をしたら、日付と担当者名をメモしてください。
たとえば「5月17日 14時、管理会社〇〇様に電話確認。6月30日解約で受付済み」と残しておきます。これだけでも、後で確認が必要になったときに説明しやすくなります。
メールなら、受領返信を保存しておきます。LINEやチャットでやり取りした場合も、スクリーンショットを残しておくと安心です。
返却物と精算を確認する
鍵、カードキー、リモコン、駐車証、貸与PC、IDカードなど、契約によって返却物があります。
返却物を忘れると、費用が発生したり、精算が遅れたりします。特に賃貸の鍵、駐車場のリモコン、法人契約の貸与品は注意してください。
精算がある場合は、いつ、どの口座へ、何が差し引かれて返金されるのかを確認します。退去後に連絡がつかないと処理が止まるため、転居先やメールアドレスは必ず伝えておきましょう。
まとめ｜解約通知書はテンプレートより契約書確認が先
解約通知書は、契約を終了したい意思を相手に正式に伝える書面です。テンプレートを使えば短時間で作れますが、契約書の解約予告期間や提出方法を確認せずに出すと、希望どおりに解約できないことがあります。
賃貸なら物件名、部屋番号、退去日、明け渡し日、返金先。駐車場なら駐車場名、区画番号、車両番号、解約希望日。業務委託やサービス契約なら契約名、契約締結日、最終業務日、請求対象期間まで書くと実務で止まりません。
メールで送る場合は、添付だけでなく本文にも要点を書き、必ず受領確認をもらってください。郵送なら控えを残し、必要に応じて簡易書留や内容証明を使います。内容証明は通知内容を証拠として残す手段ですが、内容の正しさまで保証するものではありません。
解約通知書は、かっこいい文章を書くためのものではありません。相手が迷わず処理できて、自分も余分な費用や確認作業を増やさないための書類です。
それでも、いや、だからこそ、こういう地味な書類ほど仕事の丁寧さが出ます。日付を間違えない。契約対象を明確にする。控えを残す。たったそれだけで、退去や契約終了のストレスはかなり減りますよ。
