社内で情報共有を行う際、メールの書き方ひとつで相手の理解度や印象が大きく変わります。「共有します」「情報共有させていただきます」といった表現は一見シンプルでも、受け手への伝わり方を考えることが重要です。本記事では、情報共有メールを送るときに押さえておきたいビジネスマナーとともに、シーン別の文例と件名の工夫を解説します。資料共有や周知メールに悩んだときの参考にしてください。
目次
情報共有メールの基本構成とマナー
なぜ“丁寧な情報共有”が必要なのか？
- 社内の連携や理解を深め、業務効率を高めるため
- トラブルや認識のズレを防ぐ
メール構成の基本
- 件名：内容がひと目でわかるように
- 宛名・挨拶：関係性に応じた丁寧さで
- 本文：背景、要点、アクションの順で構成
- 結び：丁寧な締めと問い合わせ先など
件名で伝わる情報共有メールの工夫
具体的な件名例
- 【情報共有】来週の社内研修について
- 【資料共有】新商品プレゼン資料のご確認
- 【周知】勤務体制変更について
避けたいNG件名
- 「共有です」だけ→内容がわからない
- 漢字・カタカナ・英語の混在で長すぎるタイトル
共有します ビジネスメール 例文
件名：【情報共有】プロジェクト進行状況について
〇〇チーム各位
お疲れ様です。△△プロジェクトの進捗状況について情報を共有いたします。
添付資料にまとめておりますので、ご確認のほどお願いいたします。
不明点があればお気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。情報共有させていただきます メールの丁寧な言い換え
- 「情報共有させていただきます」→「以下のとおり、状況をご共有いたします」
- 「ご参考までに共有いたします」→柔らかく情報提供する際に有効
社内で共有させていただきます メール例
件名：【周知】新制度に関する社内マニュアル共有のご案内
関係各位
このたび、〇〇制度の開始に伴い、新マニュアルを社内で共有させていただきます。
添付のPDFをご確認いただき、不明点は〇〇までご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。社内周知メール 例文｜連絡・変更・注意喚起
件名：【注意喚起】社内Wi-Fiの変更について
全社員各位
〇月〇日より社内Wi-FiのSSIDおよびパスワードが変更となります。
新しい接続情報は下記のとおりです。
（以下詳細）
業務への影響がないよう、事前の設定変更をお願いいたします。共有します メール 例文（軽めの共有）
件名：【共有】本日の打ち合わせ議事録
〇〇様
本日打ち合わせした内容を、議事録として共有いたします。
ご確認のうえ、追加事項があればお知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。情報共有 メール ビジネスで使える言い回し
丁寧に共有したいとき
- 「関係各位に共有いたします」
- 「ご参考までに情報を展開いたします」
柔らかく伝えるとき
- 「念のため情報を共有いたします」
- 「簡単ではございますが、以下ご確認ください」
共有いたします ビジネスメールの正しい使い方
- 単独で「共有いたします」では唐突な印象に
- 前後に文脈を添えて「〜に関して、以下共有いたします」とすると自然
資料共有 メール 件名と本文例
件名：【資料共有】今月の営業報告資料
営業部 各位
お疲れ様です。
今月の営業報告資料を共有いたします。
添付ファイルをご確認のうえ、週末までにフィードバックをお願いいたします。情報共有メールでの注意点と配慮
やりがちなNG
- 「とりあえず全員に送る」→関係ない人には迷惑
- 添付漏れ・日付ミス・旧データの再送信に注意
相手に配慮する一言
- 「お忙しいところ恐縮ですが」
- 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
- 「ご不明な点がございましたらご連絡ください」
まとめ
社内で情報を共有するメールは、単に伝達するだけでなく「どう受け取られるか」を意識することが大切です。 件名や表現の工夫、相手への気配りを添えるだけで、社内の信頼や業務効率も大きく向上します。
本記事の文例を活用して、自社の雰囲気や目的に合った情報共有メールを設計してみてください。
