IMPORTRANGE関数の使い方を解説!シート全体や列指定・組み合わせ活用で業務効率アップ

2025年8月22日

外部のスプレッドシートからデータを直接取り込めるIMPORTRANGE関数は、日々の業務を効率化する強力な機能です。しかし、初めて使う人にとっては「どのように書けばいいのか」「更新されないのはなぜか」と迷うことも多いでしょう。本記事では、シート全体や列指定の方法から、関数の組み合わせ活用、よくあるトラブルの解決策まで徹底解説します。読み終えたときには、IMPORTRANGE関数をビジネス現場で安心して使いこなせるようになりますよ。

IMPORTRANGE関数の基本的な使い方を理解する

IMPORTRANGE関数は、Googleスプレッドシートで外部のシートからデータを呼び出すための関数です。たとえば、営業部のスプレッドシートから商品管理表の売上データを自分の分析用シートに取り込みたいときに使えます。

なぜIMPORTRANGE関数が便利なのか

従来は、複数のファイルをコピー＆ペーストで更新していました。しかし、この方法だと手作業によるミスや更新忘れが起こりやすいのです。IMPORTRANGE関数を使えば、元データが更新されれば自動で反映されるため、情報の一貫性を保てます。

特にビジネス現場では、財務データや売上進捗など「常に最新であること」が重要です。そのため、IMPORTRANGE関数は情報共有や管理に欠かせない存在になりつつあります。

実際の事例

あるマーケティング会社では、各担当者が入力した広告費データを一つのマスターファイルに集約する仕組みを導入しました。以前は毎月末に管理者が各シートを開き、手作業でコピーしていましたが、IMPORTRANGE関数を活用することで作業時間が半分以下になったそうです。担当者も「更新のタイムラグがなくなり、会議資料作成がスムーズになった」と話しています。

実際の書き方

基本の構文は以下の通りです。
=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL","シート名!範囲")

「スプレッドシートのURL」には取り込みたい元シートのURLを指定します。
「シート名!範囲」には、例えば「Sheet1!A1:C10」のように対象範囲を指定します。

慣れないうちはエラーが出やすいですが、指定が正しければ自動でデータが表示されますよ。

シート全体や列を指定して取り込む方法

IMPORTRANGE関数の魅力は、単にセルを指定するだけでなく、シート全体や列単位で取り込めることです。データが日々増えていく場合、この使い方を知っていると便利です。

シート全体を指定する方法

「シート名!A:Z」といった形式で記述すると、シート全体を丸ごと取り込めます。たとえば、売上データが毎日追加される表を扱うとき、範囲を「A1:C100」と固定すると途中で溢れてしまう可能性があります。そんなときにシート全体を指定すると、後から行が増えても自動で対応できます。

ただし、データ量が膨大になると処理が重くなり、表示が遅くなることもあるため注意が必要です。

列指定で使う方法

「A:A」のように列全体を指定することもできます。顧客リストのメールアドレスだけを他のシートに集約したいときなどに便利です。部分的にデータを取り込みたいときに有効ですね。

一方で、列全体を指定すると空白行まで取り込んでしまうため、必要に応じてFILTER関数などと組み合わせると効率的です。

失敗しやすい例と注意点

多くの人が間違えるのは、シート名を入力する際にスペースを含んでいるケースです。シート名が「営業部門」のように空白を含む場合は、シングルクォーテーションで囲む必要があります。
正しい記述例： =IMPORTRANGE("URL","'営業部門'!A:C")

IMPORTRANGE関数と他の関数を組み合わせて活用する方法

IMPORTRANGE関数単体でも便利ですが、他の関数と組み合わせることでさらに強力なツールになります。特にFILTER関数やQUERY関数との連携は、業務効率を飛躍的に高めます。

FILTER関数との組み合わせ

IMPORTRANGEで取り込んだデータをそのまま使うと、不要な行まで含まれてしまうことがあります。そこで役立つのがFILTER関数です。

例：
=FILTER(IMPORTRANGE("URL","売上!A:D"), Col2="東京都")
このように書くと、東京都のデータだけを抽出して取り込むことができます。営業地域別の売上集計などで効果的です。

QUERY関数との組み合わせ

QUERY関数を使うと、SQLのような形式でデータを操作できます。IMPORTRANGEで取り込んだ外部データに対して「売上が100万円以上のものだけ表示」といった条件をつけることも可能です。

例：
=QUERY(IMPORTRANGE("URL","Sheet1!A:D"),"select Col1,Col3 where Col4>100000")

これにより、条件に合致したデータだけをレポート用シートに自動反映でき、わざわざExcelや手動で加工する手間がなくなります。

実務での事例

あるIT企業では、各部門の人事データをIMPORTRANGEで集約し、さらにQUERY関数を使って必要な社員情報だけをピックアップしました。これにより、人事部の分析作業時間が月20時間以上削減されたといいます。まさに組み合わせ活用の効果ですよね。

IMPORTRANGE関数が更新されないときの原因と対処法

IMPORTRANGEを使っていると「更新されない」という問題に直面することがあります。原因は複数あり、解決策も知っておくと安心です。

更新されない主な原因

元シートの更新がリアルタイムで反映される前に閲覧している
アクセス権限が正しく付与されていない
関数が複雑になりすぎて処理が遅延している

特に多いのがアクセス権限の問題です。初めてIMPORTRANGEを使うときは「アクセスを許可しますか？」という確認メッセージが出ます。これを許可していないとデータは反映されません。

対処法のステップ

元シートを更新して保存されているか確認する
アクセス権限のリクエストを承認する
関数をシンプルに書き直す（必要なら複数シートに分ける）

ある企業では、大量の顧客データをIMPORTRANGEで扱った結果、動作が極端に遅くなりました。そこで、必要な列だけを取り込むように範囲を限定したところ、処理が大幅に改善しました。

ExcelでIMPORTRANGEを代用する方法

GoogleスプレッドシートではIMPORTRANGE関数が便利ですが、Excelには同じ機能が存在しません。そのため、代わりに使える方法を知っておくと役立ちます。

Excelで使える代替手段

Power Queryを利用する
Power QueryはExcelに搭載されているデータ取得ツールで、外部ファイルや他のシートからデータを自動で取り込むことができます。IMPORTRANGEに近い自動更新を再現できるのでおすすめです。
リンク機能を活用する
別ブックを参照する数式を使い、=[Book1.xlsx]Sheet1!A1のように直接データを取り込む方法です。簡単に使えますが、参照元のファイル名や保存場所が変わるとエラーになるのがデメリットです。
マクロやVBAで自動化する
VBA（Visual Basic for Applications）を活用して、外部ブックからデータをコピー＆ペーストするマクロを組むことも可能です。大量データの取り込みや複雑な処理をしたい場合はVBAの方が柔軟です。

実務での比較

ある会計事務所では、GoogleスプレッドシートではIMPORTRANGEを使ってデータを連携していましたが、クライアントによってはExcelを利用する必要もありました。その際、Power Queryを導入することで、スプレッドシートのような自動更新をExcelでも実現し、業務効率を維持できたそうです。

業務効率を高めるIMPORTRANGE関数の活用事例

IMPORTRANGE関数は、ただデータを取り込むだけではなく、使い方次第で業務全体の流れを大きく変えることができます。

部門別集計の自動化

営業部、マーケティング部、人事部など複数部署が個別に管理しているシートを、管理部がまとめるケースは多いです。IMPORTRANGEで各部署のシートを自動連携すれば、会議前に集計資料を作る手間が大幅に減ります。

顧客管理の一元化

顧客リストを複数の担当者が別シートに管理している場合、データがバラバラになりがちです。IMPORTRANGEを使えば「常に最新の顧客リスト」を作成でき、重複や漏れを防げます。

海外チームとの共同作業

海外チームが管理しているスプレッドシートを直接IMPORTRANGEで取り込めば、時差があってもリアルタイムで情報を共有できます。あるグローバル企業では、これにより週次のミーティング準備にかかる時間を半減させました。

メリットと注意点

メリット：手作業が減り、ミスが減少する
デメリット：データ量が多いと処理が重くなる

そのため、データの量や取り込み方法を工夫しながら活用するのがポイントです。

トラブルを未然に防ぐための管理ルール

IMPORTRANGE関数は便利ですが、使い方を誤ると混乱やトラブルにつながることもあります。事前に管理ルールを整えておくことが大切です。

推奨されるルール

シート名と範囲を明確にする
シート名にスペースや特殊文字が入っているとエラーの原因になります。チーム全体で統一ルールを決めると安心です。
アクセス権限を適切に設定する
IMPORTRANGEは権限がないとデータを読み込めません。共有範囲を「閲覧者」まで広げるなど、必要な範囲を事前に確認しましょう。
バックアップを取っておく
元シートが削除されるとデータが消えてしまいます。大切な情報はバックアップを別シートやExcelに残すこともおすすめです。
取り込む範囲を限定する
不要な列や行まで取り込むと処理が遅くなるので、業務に必要な部分だけを指定することが大切です。