朝イチでメールを開いて、Slackを確認して、スプレッドシートを立ち上げて…。そのあとスクショを撮って共有して、決まったメッセージを送る。
この一連の流れ、毎日同じことを繰り返していませんか。
ロロメディア編集部でも、締切前になると「アプリを行ったり来たりして時間が消える」という状態が頻発していました。特に急いでいるときほど操作ミスで戻る羽目になり、作業が止まるんですよね。
そこで使い始めたのが「ショートカット」です。いわゆるマクロ機能で、複数の操作を1ボタンにまとめられます。
一度作れば、タップ1回で作業が終わる。この差は想像以上に大きいです。
ここからは、実務で使えるレベルまで落とし込んで解説していきます。
iPhoneショートカットでできることと仕事効率が上がる理由
まず押さえておくべき結論は、「アプリ操作の連続作業を1アクションにまとめられる」という点です。
単純な便利機能ではなく、作業フローそのものを圧縮できるツールと考えてください。
ショートカットが効くのは繰り返し作業がある人
例えばこんな場面、思い当たりませんか。
朝のルーティンで、メール・チャット・タスク管理ツールを順番に開いているとき、通知が来て別アプリに飛ばされて戻れなくなる。結果、確認漏れが発生する。
これは「操作が分散している」ことが原因です。
人間の集中力はアプリをまたぐたびに切れるので、単純な作業でもミスが起きます。
ショートカットを使うと、この問題をまとめて解消できます。
複数のアプリ起動や処理を一気に実行するので、操作の分断が起きません。
実務で効くショートカットの代表パターン
ロロメディア編集部で実際に使っているものを紹介します。
- 朝の業務開始セット（メール・Slack・Googleドキュメントを一括起動）
- スクショ→リサイズ→共有まで自動化
- 定型メッセージを即送信（営業・返信用）
- カレンダー確認→移動時間を計算→マップ起動
ここで重要なのは、「作業単体ではなく流れごと自動化する」という視点です。
単なる時短ではなく、思考の中断を防ぐのが最大の価値になります。
ショートカットの作り方を実務レベルで解説
「設定が難しそう」と感じて止まっている人、多いと思います。
実際、最初の1回は少し戸惑いますが、パターンを理解すればすぐ使えるようになります。
基本の作り方は3ステップだけ
ショートカットは以下の流れで作ります。
- アクション（動作）を選ぶ
- 実行順に並べる
- 名前をつけて保存する
これだけです。
ただし、ここでつまずくのは「どのアクションを選ぶか」です。
つまずく原因は「やりたい操作を分解できていない」
例えば「朝のルーティンを自動化したい」と考えたとき、
いきなり全部を作ろうとすると迷います。
正しいやり方は分解です。
- メールを開く
- Slackを開く
- Googleドキュメントを開く
このように1操作単位に分けると、ショートカットのアクションにそのまま当てはめられます。
実務では「やりたいことをそのまま書く」のではなく、「操作の順番に落とす」ことが重要です。
仕事で使えるショートカットの具体例
ここからは、実際にそのまま使えるレベルで紹介します。
設定画面を開いて迷う人向けに、かなり細かく書きます。
朝の業務スタートを1タップで完結させる方法
朝、出社してすぐに複数アプリを開くとき、順番にタップしていませんか。
焦っているときほどアプリを開き間違えて戻る、あの無駄な時間が発生します。
設定手順
ショートカットアプリを開き、「＋」をタップします。
次に「アクションを追加」を選択し、「Appを開く」を追加してください。
ここでメールアプリを指定します。
同じ手順でSlack、Googleドキュメントも追加して並べます。
実務での使い方
ホーム画面にウィジェットとして配置すれば、タップ1回で全部起動します。
毎朝の作業導線が固定されるので、確認漏れがなくなります。
ここは実際に使ってみると違いが分かります。
「考えずに仕事に入れる状態」が作れるのがポイントです。
スクショから共有までを自動化する方法
記事作成や報告業務で、スクショを撮って送る作業ありますよね。
トリミングして、サイズ調整して、送信先を選んで…これが地味に時間を奪います。
設定手順
まず「スクリーンショットを取得」を追加します。
次に「画像をリサイズ」、そのあと「共有シートを表示」を追加します。
順番は必ず「取得→加工→共有」です。
ここを間違えると動きません。
実務での使い方
実際に使うと、スクショ→加工→送信が一瞬で終わります。
特に締切前に修正指示を出すとき、この差は大きいです。
「一回一回やると面倒な作業」をまとめると、ストレスが消えます。
定型メッセージ送信を自動化する方法
営業や返信対応で、同じ文章を何度も送っていませんか。
コピーして貼り付けていると、誤字や送り先ミスが起きます。
設定手順
「テキスト」を追加し、送信したい文章を入力します。
次に「メッセージを送信」または「メールを送信」を追加します。
送信先を固定するか、毎回選択するかは用途で決めてください。
実務での使い方
例えば「資料送付ありがとうございます」のような返信。
これをボタン1つで送れるだけで、対応速度が上がります。
特に複数案件を同時に回しているとき、入力ミスを防げるのが大きいです。
ショートカットを使いこなせない原因と改善方法
「作ってみたけど結局使わなくなった」という声、かなり多いです。
原因はシンプルで、実務に組み込めていないだけです。
使われなくなるのは「便利そう」で終わっているから
例えば、面白そうなショートカットを作って満足する。
でも日常業務には使わないので、存在を忘れます。
これは完全に設計ミスです。
ショートカットは「必ず毎日やる作業」に紐づけないと意味がありません。
実務で定着させるための考え方
改善するには、まず1つだけ決めます。
「毎日必ずやる作業」を1つ選び、それだけ自動化します。
- 朝のアプリ起動
- 日報送信
- タスク確認
このどれか1つでいいです。
複数やろうとすると挫折します。
1つ使いこなせるようになると、「これもできるのでは」と自然に広がります。
ここまで来ると、ショートカットが業務の一部になります。
ショートカットをさらに効率化する設定
ここからは一歩踏み込んだ内容です。
実務で差が出るポイントなので、時間があるときに試してみてください。
トリガー設定で完全自動化する
ショートカットは手動だけでなく、自動実行もできます。
これを「オートメーション」と呼びます。
例えば、出社時間に自動で業務アプリを開く。
特定の場所に到着したらSlackを起動する。
これを設定すると、「操作すら不要」になります。
よくある失敗と対処
最初に設定したとき、通知が出て止まることがあります。
これは「確認を求める設定」がオンになっているためです。
オートメーション設定で「実行前に尋ねる」をオフにしてください。
ここを見落とす人が多いです。
完全自動化までできると、作業開始のハードルが消えます。
結果として、行動のスピードが上がります。
まとめ：ショートカットは「作業を減らす」のではなく「迷いを消す」
ショートカットの本質は時短ではありません。
「操作を減らすことで判断を減らす」ことにあります。
毎回どのアプリを開くか考える。
どの順番で操作するか迷う。
この小さな判断が積み重なって、時間を奪っています。
ショートカットを使えば、その迷いを丸ごと削れます。
だから結果的に作業が速くなる。
まずは1つ、毎日やる作業を自動化してみてください。
そこで効果を実感できれば、他の業務にも応用できます。
「気づいたら作業が終わっている」状態。
ここまで持っていけると、仕事の進み方が変わりますよ。
