メールを送ったのに返事が来ない。
確認すると「届いていないかもしれない」と言われて、慌てて再送した経験はありませんか。
ビジネスではメールの再送は珍しくありません。
ただし、何も考えずに同じメールを送り直すと「配慮がない人」と思われる可能性があります。
ロロメディア編集部でも、取材依頼や資料送付のメールが迷惑フォルダに入ってしまい、再送する場面はよくあります。
そんなとき重要なのは「再送の理由」「お詫び」「内容の確認」の3つです。
少し言葉を添えるだけで印象は大きく変わります。
実際に使える再送メールの書き方と例文を、状況ごとにまとめました。
再送メールの書き方
メールを送り直すとき、何を書けばいいか迷う人が多いかもしれません。
結論から言うと、再送メールには次の3つを必ず入れます。
この3つが揃えば、相手は状況をすぐ理解できます。
特に大切なのは「再送であることを最初に書く」こと。
これを書かないと、相手は「なぜ同じメールが来たのか」を判断できません。
再送メールの件名の書き方
再送メールでよく迷うのが件名です。
件名を変えないと、相手が見逃す可能性があります。
実務では次のような書き方が一般的です。
・【再送】○○の件について
・【再送のご連絡】○○資料の送付
・【念のため再送】先日のご連絡について
ポイントは「再送」を最初に入れること。
件名の冒頭に入れると、相手は内容をすぐ理解できます。
編集部でも、再送メールは必ず「【再送】」を付けるルールにしています。
これだけでメールの見逃しがかなり減りました。
再送メールの例文
いざ再送するとき、文章に迷うことが多いですよね。
そのまま使える基本の例文を紹介します。
シンプルな再送メールの例文
「メールが届いていないかもしれない」と感じたときは、この形が一番使いやすいです。
余計な説明は不要です。
「届いていない可能性があるため再送します」と書くだけで十分です。
メールが届いていない時の再送メール例文
相手から「メールが届いていない」と言われた場合は、少し書き方を変えます。
このときは状況を説明する一文を入れます。
電話後の再送はよくあるケースです。
状況を書くだけで、相手の理解がスムーズになります。
再送メールのお詫びの書き方
再送するとき「謝ったほうがいいのか」と迷う人も多いでしょう。
結論として、軽く一言入れる程度で十分です。
例えば次の表現がよく使われます。
ここで強く謝る必要はありません。
メールはシステムの問題で届かないことも多いからです。
編集部でも再送の際は「念のため再送いたします」という表現をよく使います。
この書き方だと、相手にもプレッシャーを与えません。
再送メールを送るタイミング
「いつ再送するべきか」で悩む人も多いです。
実務では次のタイミングが目安になります。
| 状況 | 再送の目安 |
|---|---|
| 急ぎの連絡 | 当日〜翌日 |
| 通常の業務メール | 2〜3日後 |
| 重要な依頼 | 1週間以内 |
ロロメディア編集部では、返信がない場合は「3営業日」を目安にしています。
急ぎの場合は電話で確認してから再送することもあります。
再送メールでやってはいけない書き方
再送メールで印象を悪くするパターンがあります。
実際のビジネスでもよく見かけます。
特に多いのはこの3つです。
例えば「先日送ったメール見ましたか？」という書き方。
相手を責めているように見えるので避けた方がいいでしょう。
再送メールはあくまで「確認」のスタンスが基本です。
再送メールを送る時のマナー
再送メールでは、ちょっとした気遣いが印象を変えます。
実務でよく使われるポイントはこちらです。
この3つがあれば、メールの印象はかなり良くなります。
特に件名の工夫は重要です。
相手は1日に大量のメールを見ているので、件名で判断することが多いからです。
まとめ
メールの再送はビジネスではよくある対応です。
ただし、送り方を間違えると相手に不快感を与える可能性があります。
ポイントはシンプルです。
・件名に【再送】を入れる
・再送の理由を書く
・軽いお詫びを添える
この3つが揃えば、相手は状況をすぐ理解できます。
難しく考える必要はありません。
もしメールが届いていない可能性があるなら、遠慮せず再送して大丈夫です。
むしろ早めに送った方が、仕事の行き違いを防げます。
