ビジネスでは、社外パートナーや取引先とのやり取りの中で「共有事項」をメールで伝える機会が少なくありません。しかし、言葉遣いや伝え方を誤ると、信頼を損ねたり、誤解を招いたりする可能性も。本記事では、社外に向けて共有事項を丁寧に伝えるためのメール構成・件名の工夫・実用文例を紹介します。円滑な情報共有を実現するための参考にしてください。
社内の情報共有については例文はこちらから
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社内で情報共有するときのメール文例集|シーン別に件名の工夫からビジネスマナーテンプレ
社内で情報共有を行う際、メールの書き方ひとつで相手の理解度や印象が大きく変わります。「共有します」「情報共有させていただきます」といった表現は一見シンプルで...
目次
共有事項とは？ビジネス上の意味と用途
意味と使いどころ
- 「共有事項」とは、関係者全体に影響する情報・連絡事項を、対象外の方に誤送信しない形で明示する内容
- 取引先への進捗報告、対応方針の連絡、調整内容の提示などが該当
社外共有の具体的なシーン
- プロジェクトの進捗・変更連絡
- 契約内容や納期変更の共有
- 提案内容に関する確認事項の整理
社外向け共有メールの基本構成とマナー
書き出しと結びの丁寧さが信頼を作る
- 冒頭の挨拶と署名は省略しない
- 「いつもお世話になっております」から始め、「何卒よろしくお願いいたします」で締める
件名で信頼感と内容を両立
- 悪い例：「情報です」「共有します」
- 良い例：「【共有事項】契約改訂に伴う対応スケジュールのご連絡」
共有します ビジネスメール 例文（社外向け）
件名：【共有事項】システムリニューアルの進捗について
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□です。
表題の件につきまして、進捗状況を以下の通り共有いたします。
（詳細省略）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。情報共有させていただきます メール文例
件名：【情報共有】商品仕様変更に関するご案内
〇〇様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたび、弊社商品の一部仕様に関して変更がございますので、情報共有させていただきます。
（変更内容省略）
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。共有します メール 例文（軽めのやり取り）
件名：【ご参考共有】打ち合わせ議事録（5/20）
〇〇様
先日の打ち合わせについて、議事録を共有いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。情報提供 メール 例文
件名：【情報提供】業界動向レポートの共有
〇〇様
いつもお世話になっております。
業界トレンドに関する参考資料を以下に共有いたします。
ご参考になりましたら幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。共有事項 使い方のポイント（社外向け）
避けたい言い回し
- 「とりあえず共有です」→不誠実に見える
- 「FYI」→ビジネスメールとしては簡略すぎる印象
効果的な表現
- 「今後の対応にあたりご参考となれば幸いです」
- 「誤認防止のため、明確に情報を共有させていただきます」
共有いたします メールの運用文例
本件につきまして、下記のとおり共有いたします。
今後のやり取りにご活用いただけますと幸いです。ケース別：共有事項メールの例文
契約内容変更の共有
件名：【共有事項】契約条件の一部変更について
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
本日付でご契約中のサービスに関して、以下のとおり一部条件を変更させていただきたくご連絡申し上げます。
（条件変更内容）
ご確認いただけましたら幸いです。スケジュール変更の共有
件名：【共有事項】納品スケジュール変更のお知らせ
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
諸事情により、以下のとおり納品スケジュールを変更させていただくこととなりました。
（変更後日程）
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。まとめ
共有事項のメールは、社外の信頼関係を築くうえで非常に重要なツールです。 「短く・正確に・丁寧に」伝えることを意識し、相手の業務にも配慮した文面を心がけることが成功の鍵です。
本記事の文例や表現を参考に、自社のやり取りに即した自然な社外向け共有メールを作成してみてください。
