「議事録を任されると緊張する」「メモが追いつかない」「何を書けばいいのかわからない」——そんな悩みを抱えている社会人は多いはず。議事録作成は単なる記録ではなく、チーム全体の行動を支える“情報の要”です。本記事では、議事録が上手い人の共通点と、聞き方・整理のコツを具体例とともに解説します。あなたの議事録スキルを今日から確実にアップさせるヒントをまとめました。
目次
議事録とは？なぜ重要なのか
議事録の目的と役割
議事録とは、会議で話し合われた内容を正確かつ簡潔に記録した文書のこと。会議の記憶を残すだけでなく、次のアクションや責任範囲を明確にする効果があります。
議事録が求められる理由
- 会議内容の共有・可視化
- 決定事項の証拠としての活用
- 行動の起点として、プロジェクトの推進力になる
議事録が上手い人の特徴
特徴1：話の要点をリアルタイムでつかむ
- 「結論から逆算して聞く」姿勢がある
- 話の流れをロジカルに把握できる
特徴2：書く前に“聞く姿勢”ができている
- 相槌やリアクションで聞き役として機能する
- 話の意図を瞬時に掴む“傾聴力”が高い
特徴3：整理して書くのが早い
- メモが箇条書き・記号化されていて即時転記しやすい
- 話し言葉を“文書言葉”に置き換えるのが得意
議事録 メモが追いつかないときの対処法
対処法1：話全体を「構造」で捉える
発言を一字一句書こうとせず、話のテーマ・論点・結論に分けて記録する。
対処法2：テンプレートに沿って書く
予めフォーマットを用意しておくことで、焦らず記録できる。
対処法3：録音＋追記を活用する
録音OKな会議であれば、録音を補助的に使うことで聞き逃しを防げる。
議事録 書き方 簡単にするテンプレ構成
基本テンプレート構成
- 会議名・日時・場所
- 出席者（欠席者も明記）
- 議題一覧
- 各議題の内容と決定事項
- 宿題・ToDoと担当者
書き方のポイント
- 冗長なやりとりを省き、要点を簡潔にまとめる
- 決定事項は必ず強調し、曖昧さを排除
- 主観や感想は入れず、事実ベースで記述
議事録 書き方 会話形式と文書形式の違い
会話形式の特徴
- 「〇〇：○○についてですが…」のように話者ごとの発言をそのまま記録
- 議論の流れを詳細に残せる
文書形式の特徴
- 話の要点を編集して、報告文にまとめる
- 読みやすく、後からの活用にも便利
ビジネスではどちらが適切？
通常の社内会議や報告では“文書形式”が主流。会話形式はトラブル時の記録や研修などで限定的に使われます。
議事録 書き方のコツ｜プロが意識している習慣
- 事前に議題・背景を把握しておく
- 発言の「主語・動詞・目的語」を意識して書く
- 決定事項・未決事項・ToDoを明確に区別する
- 書き出しは「結論→理由→補足」型にする
議事録 上手い人の記録例
会議概要
- 日時：2025年5月10日（月）10:00〜11:00
- 会議名：新商品ローンチ会議
- 出席者：A部長、B課長、C主任、D担当
議題1：広告戦略の方向性
- 決定事項：リスティング広告は5月中に出稿、SNS広告はABテストを6月に実施
- 担当者：D担当
議題2：価格設定の最終決定
- 検討内容：競合比較・ユーザーインタビュー結果
- 保留：月額制導入案は次回に持ち越し
総会 議事録 書き方 例と注意点
総会特有のポイント
- 法的効力を持つため「決議内容」を正確に記載
- 出席人数・議決結果・署名欄などが必要
例文の一部
議案第1号：定款第〇条改定について → 出席者25名中、賛成24名、反対1名により可決
議案第2号：役員選任について → 〇〇氏、〇〇氏を新任取締役に選任
議事録 書き方 ルール｜守るべき基本マナー
- 第三者が読んでも理解できる表現を使う
- 略語や業界用語には補足を加える
- 私情・主観を避ける（「〜と思う」などNG）
- タイムスタンプ・アクションアイテムを明記
議事録の提出・共有方法と注意点
- Word形式 or PDFで保存・共有が一般的
- 社内チャットやクラウドで即時共有
- 修正履歴を残しておくと信頼性が高まる
まとめ｜議事録は“聞く力と構成力”がすべて
議事録が上手い人は、特別なスキルではなく“事前準備・構造化・聞き方”を磨いています。
会話をそのまま書くのではなく、ビジネス文書としての精度を高めることが求められます。記録者であり、整理者でもある議事録担当者は、チームの行動をつなぐ重要な役割です。
会議の後に「これはありがたい」「すぐ行動に移せる」と思われるレポートを目指し、少しずつスキルを積み重ねていきましょう。
