Wordで作った資料をエクセルに移したいとき、コピーして貼り付けたらレイアウトがぐちゃぐちゃになった…そんな経験ありませんか。
特に表が入っているWordファイルは、そのままExcelに貼るとセルが崩れたり、改行が消えたりして編集できなくなることがあります。
実際、ロロメディア編集部でも取材資料をWordでもらい、Excelで管理し直す場面がよくあります。最初はコピペして失敗することもありましたが、いくつかの方法を知ってからは崩れずに変換できるようになりました。
結論から言うと、WordをExcelに変換する方法は主に3つあります。
表データならコピー方法を変えるだけで整形できますし、文章データならテキスト変換を使うと崩れません。
ここでは、WordをExcelに崩れずに変換する方法と、変換後に編集しやすくするコツを具体的に解説します。
急いでいるときでもすぐ使える方法だけ紹介します。
ワードをエクセルに変換する方法
Wordの内容をExcelに移したいのに、貼り付けた瞬間に表が崩れてしまうことがあります。
このときは「コピー方法」を変えるだけで解決できます。
WordからExcelに移す基本の方法は次の3つです。
それぞれ用途が違います。
| データ内容 | おすすめ方法 |
|---|---|
| Wordの表 | コピー貼り付け |
| 文章データ | テキスト変換 |
| 大量データ | CSV変換 |
まずは最も簡単な方法から紹介します。
ワードの表をエクセルに変換する方法
Wordの表をExcelに移したいとき、普通にコピーするとセルが崩れることがあります。
このときは表全体を選択してコピーするのがポイントです。
手順はこちらです。
この方法ならExcelのセルにそのまま変換されます。
編集部でもこの方法を使っていますが、表がそのままExcelのセルに変換されるので一番簡単です。
大量のデータをExcelに変換する方法
大量のデータをExcelに変換するときはCSV形式を使うと便利です。
CSVとは、データをカンマで区切って保存するファイル形式です。
WordのデータをCSVに変換する方法はこちらです。
1 Wordの内容をメモ帳に貼り付け
2 カンマで区切る
3 CSVで保存
4 Excelで開く
この方法はデータ管理に向いています。
顧客リストや一覧表の整理でよく使われます。
ワードからエクセルに貼り付けると崩れる原因
WordからExcelに貼ると崩れることがあります。
原因はWord特有の書式です。
特に影響するのは次の要素です。
改行コードとは、文章の改行を管理する記号のことです。
WordとExcelでは仕組みが違うため、コピーしたときに崩れます。
そのため、崩れたときは「書式なし貼り付け」を使うのが安全です。
ワードをエクセルに変換しても崩さない方法
コピーすると改行や段落が崩れることがあります。
その場合は「テキスト貼り付け」を使います。
操作方法は次の通りです。
これで余計な書式が消えます。
書式とは、フォントや段落などの見た目の設定のことです。
これを削除するとExcelでも整形しやすくなります。
ワードをエクセルに変換した後の編集方法
Excelに変換したあと、「セルがうまく分かれない」と困ることがあります。
その場合は区切り位置機能を使います。
区切り位置とは、Excelが文字を分割する機能です。
手順はこちらです。
これでセルが自動で分割されます。
Wordからコピーした文章でも、この方法で整形できます。
ワードをエクセルに変換するショートカット
作業時間を短くしたい人はショートカットを使うと便利です。
編集部でも資料整理では必ず使っています。
よく使うショートカットはこちらです。
| 操作 | ショートカット |
|---|---|
| コピー | Ctrl + C |
| 貼り付け | Ctrl + V |
| 形式貼り付け | Ctrl + Alt + V |
特に「形式貼り付け」は重要です。
書式なしで貼ることでレイアウト崩れを防げます。
ワードをエクセルに変換するときの注意点
WordをExcelに移すとき、いくつか注意点があります。
ここを知らないと編集が難しくなります。
この3つを覚えておけば困りません。
編集部でもWord資料をExcelに変換する作業はよくあります。
最初は手作業で直していましたが、今はこの方法でほぼ崩れなくなりました。
ワードをエクセルに変換する方法まとめ
Wordの内容をExcelに変換する方法はいくつかあります。
用途によって使い分けることが重要です。
おすすめの方法はこちらです。
・表データ → コピー貼り付け
・文章データ → 書式なし貼り付け
・大量データ → CSV変換
特に重要なのは「書式なし貼り付け」です。
これだけでレイアウト崩れのほとんどは防げます。
もし今Wordの資料をExcelに移そうとしているなら、まずは表全体コピーか書式なし貼り付けを試してください。
この2つだけでも作業時間はかなり短くなります。
