業務の中で、単純作業やルーチン業務が多いと、「もっと効率よくできないだろうか」と感じる方も多いのではないでしょうか？ChatGPTは、自然言語処理に優れたAIとして、文章作成やデータ処理、顧客対応など、さまざまな業務で業務効率を大幅に改善するツールとして注目されています。本記事では、ChatGPTを使った業務効率化の具体的な事例を20個ご紹介し、プロンプトの工夫や活用法を解説していきます。実際にビジネスで活用したい方にとって、すぐに取り入れられる実用的なアイデアをお届けします。
ChatGPTが業務効率化に役立つ理由
ChatGPTを使った効率化のメリット
ChatGPTは、膨大な情報を短時間で処理でき、単純作業を自動化することで時間と手間を削減します。また、迅速に回答が得られるため、アイデア出しや分析サポートとしても優秀なビジネスパートナーとなります。さらに、複雑なデータ処理や文章作成の際に正確な情報を提供することができ、業務のスピードと質を高めます。
ChatGPTを使った業務効率化事例20選
ここから、具体的な業務効率化の事例20個を紹介します。それぞれの事例で使用するプロンプトの例も合わせて紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
文書作成と管理の効率化
業務効率化事例1：メール返信の自動生成
顧客や取引先からの問い合わせに対する迅速な返信が求められる際、ChatGPTを使えば、要点を入力するだけでビジネスメールを自動生成できます。
プロンプト例：「以下の内容に基づいて、ビジネスメールの返信文を作成してください。」
業務効率化事例2：レポートの自動作成
会議や日報の内容をChatGPTに要約してもらい、簡単にレポートの下書きを作成できます。
プロンプト例：「以下の会議メモを基に、要約を含むレポートを作成してください。」
業務効率化事例3：資料の英語翻訳
海外の顧客やパートナーとのやりとりに必要な翻訳作業も、ChatGPTを使えばスピーディーに対応可能です。
プロンプト例：「この文を英語に翻訳してください。」
業務効率化事例4：議事録の自動生成
会議中に出た発言内容をもとに、ChatGPTに議事録を作成してもらうことで、会議後の手間を大幅に省くことができます。
プロンプト例：「この会議メモから議事録を作成してください。」
業務効率化事例5：ライティングサポート
記事やブログの執筆時に、内容のチェックやアイデアの追加をChatGPTにサポートしてもらい、作業を効率化できます。
プロンプト例：「この内容を基に、ブログ記事の構成を提案してください。」
データの整理と分析の効率化
業務効率化事例6：データの要約と報告
膨大なデータから重要な情報を抽出し、要約レポートを作成するのにChatGPTを活用。情報の共有がスムーズになります。
プロンプト例：「このデータを要約して報告書を作成してください。」
業務効率化事例7：Excel関数の生成
Excel作業で必要な関数が分からない場合、ChatGPTに入力内容を伝えると、必要な関数を提案してくれます。
プロンプト例：「このデータセットの平均値を計算するExcel関数を教えてください。」
業務効率化事例8：Pythonを用いたデータ分析コードの生成
Pythonを使ったデータ分析の際、ChatGPTにプロンプトを入力してコード生成をサポートしてもらうことで、データ処理の時間を短縮できます。
プロンプト例：「Pandasを使って、このデータセットから特定項目を抽出するコードを書いてください。」
業務効率化事例9：データ可視化のサポート
グラフやチャートの作成に必要なコードを生成してもらい、視覚的なデータ分析を迅速に行えます。
プロンプト例：「Matplotlibを使って、このデータの棒グラフを作成するコードを書いてください。」
業務効率化事例10：競合分析サポート
競合企業の情報収集をChatGPTにサポートしてもらうことで、効率的に分析の基礎資料を作成できます。
プロンプト例：「この情報を基に、競合他社の強みと弱みを整理してください。」
企画やアイデア出しの効率化
業務効率化事例11：新規プロジェクトのアイデア出し
ChatGPTにプロジェクトテーマを入力して、複数の視点からアイデアを提案してもらうことで、発想が広がります。
プロンプト例：「新規プロジェクトのテーマを基に、アイデアを3つ提案してください。」
業務効率化事例12：マーケティング施策の提案
ターゲットや商品情報を入力して、ChatGPTにマーケティング施策のアイデアを出してもらい、新しいアプローチを模索できます。
プロンプト例：「20代女性向けに新商品のマーケティングアイデアを提案してください。」
業務効率化事例13：広告コピーの作成
広告やプロモーション用のキャッチコピー作成をサポートしてもらうことで、より多彩なアイデアを短時間で得られます。
プロンプト例：「この商品のための広告コピーを3つ作成してください。」
業務効率化事例14：アンケートの設問作成
顧客満足度や市場調査のアンケート作成をChatGPTに依頼し、効率的に設問を作成できます。
プロンプト例：「顧客満足度を測るアンケートの設問を5つ提案してください。」
業務効率化事例15：ブレインストーミングの支援
ChatGPTにキーワードを入力して、ブレインストーミングのサポートとしてアイデアを広げられます。
プロンプト例：「〇〇に関連するアイデアをブレインストーミング形式で出してください。」
顧客対応やサポートの効率化
業務効率化事例16：FAQの自動生成
顧客からのよくある質問に対する回答を自動生成しておくことで、カスタマーサポートの効率が向上します。
プロンプト例：「以下の質問に対するFAQ回答を作成してください。」
業務効率化事例17：クレーム対応テンプレート作成
クレーム対応で使用できるテンプレートを事前に用意しておくことで、迅速かつ適切な対応が可能です。
プロンプト例：「クレーム対応用のメールテンプレートを作成してください。」
業務効率化事例18：チャットボット用の応答フレーズ作成
顧客サポート用のチャットボットに組み込む応答フレーズを生成し、顧客対応の質を高めます。
プロンプト例：「以下の内容を基に、チャットボットの応答フレーズを提案してください。」
業務効率化事例19：顧客へのお礼メール作成
顧客対応後のお礼メールを自動生成することで、感謝の気持ちを迅速に伝えられ、顧客満足度を向上させます。
プロンプト例：「以下の内容を元に、顧客へのお礼メールを作成してください。」
業務効率化事例20：カスタマーサポートのレポート作成
顧客からの問い合わせ内容をもとに、サポート内容の分析レポートをChatGPTに作成してもらい、チームでの共有をスムーズにします。
プロンプト例：「このサポートデータを基に、レポートを作成してください。」
ChatGPTを利用する際の注意点
ChatGPTを業務で活用する際には、適切なプロンプト設定やデータの取り扱いに注意が必要です。特に、個人情報や機密情報を扱う場合は、情報漏洩に十分気を付ける必要があります。また、AIの生成内容をそのまま使用するのではなく、内容を確認・編集することで、業務の質をさらに向上させることが可能です。
まとめ：ChatGPTを活用して業務効率化を実現しよう
ChatGPTは、さまざまな業務において効率化をサポートする強力なツールです。特に、プロンプト設定を工夫することで、単純な作業から複雑なアイデア出しまで、幅広く対応できる点が魅力です。業務で使用する際は、適切なプロンプトの設定方法を理解し、セキュリティに配慮した運用を心がけましょう。本記事で紹介した事例を参考にし、ChatGPTを活用してより効率的で効果的な業務プロセスを構築してみてください。
